ניהול משרד

ניהול משרד כולל תחומי דעת שונים החל מטיפול בניירת וכלה בניהול קשרי לקוחות; טיפול בפקסים ודואר נכנס , הפקת דוחות וחשבוניות, שליחת מסמכים ותיוק טפסים וקבלות ,הזמנת ציוד משרדי, ניהול יומן ותיאומי פגישות חדרים וטיסות. בצד מטלות אלו כולל ניהול משרד משימות מורכבות יותר כגון גבייה ותשלומים, תכתובת עסקית בעברית ובאנגלית, ניהול השיווק וקשרי לקוחות , והכנת מצגות וטבלאות בתוכנות ה – OFFICE.

תחומי ההתמחות הרבים של ניהול משרד דורשים מיומנויות וכישורים כגון יעילות וניהול זמן, עמידה בעומס המטלות ומומחיות בכלי תקשורת וטכנולוגיה שונים. פתרונות טכנולוגיים אלו באים להקל על ניהול משרד וכוללים תוכנות לניהול יומן ולניהול קשרי לקוחות, הפקת חשבוניות, שירותי גבייה ומעקב תשלומים.

קביעת פגישות ועמידה מדוייקת בלוח הזמנים חשובות מאין כמוהן להתנהלות העסק וכאן באה לידי ביטוי חשיבותן של תוכנות ניהול יומן המסייעות לארגן את המשימות הרבות ואת הפגישות לטווחי זמן קרובים ורחוקים;
ארגון היומן חשוב בנושא ניהול משרד: היומן כולל תיעוד מדויק של ימים ושעות פגישה וגם מידע חיוני עבור מחלקות המשרד כמו תזכורות, הודעות, ופרטים של עובדי הארגון ושל לקוחות וספקים. אם ניהול משרד מסתייע בתוכנת ניהול היומן שבדואר האלקטרוני , התוכנה מאפשרת , במקביל לשליחת דואר ומענה למיילים , גם פונקציות של לוח שנה, לוח משימות ולוח אנשי קשר; לוח השנה מציע תצוגה יומית, שבועית, חודשית או שנתית וכך ניתן לתכנן פגישות והזמנות לטווח קצר או ארוך יותר . לוח המשימות מאפשר קביעת תאריך יעד למשימות שונות וגם מעקב אחר משימות שהושלמו או כאלו שהתאריך שלהן חלף. לוח אנשי קשר כולל פרטי עובדים לקוחות ונותני שירות, וניתן לפילוח לפי שם פרטי ומשפחה, שם החברה או קטגוריית השירות.

תוכנה חשובה נוספת המסייעת בנושא ניהול משרד היא תוכנת CRM המתמקדת בעיקר בניהול קשרי לקוחות; התוכנה מאפשרת בניית מאגר לקוחות מפורט הכולל מידע מסודר, מעודכן וזמין. בנוסף, ניתן לנהל באמצעות התוכנה היסטוריית פניות , תגובות ושביעות רצון של לקוחות קיימים או של לקוחות פוטנציאליים. הקשר הרציף עם הלקוחות מאפשר שימור לקוחות קיימים וחיזוק הקשר עם לקוחות עתידיים.

אפשרויות נוספות בתוכנה נוגעות לניהול הפיננסי של העסק כך שניתן באמצעותה להפיק חשבוניות ממוחשבות באופן מיידי עם קבלת התשלום. פונקציה זו חשובה גם מבחינת הלקוח המקבל שירות מהיר ומסודר וגם מבחינת עלויות שכן באופן זה נחסך התשלום עבור מעטפות ובולים.