מזכירה אישית

חברות או משרדים אשר אין ביכולתם להעסיק מזכירה קבועה בגלל מחסור בתקנים או משיקול כלכלי, יכולים להיעזר בשירות מזכירה אישית:
השירות יכול להינתן כשירות חיצוני במקום או בנוסף לשירותי מזכירות הקיימים במשרד ולכן מתאים גם לעסק אשר מעסיק מזכירה אך זו זקוקה לסיוע בגלל עומס המטלות.

התחומים הנמצאים באחריות המזכירה האישית כוללים ניהול יומן, מענה טלפוני ללקוחות וספקים, טיפול בדואר יוצא רגיל ודואר יוצא במייל וגם – שירותי גבייה.
במסגרת שירות המענה הטלפוני עונה מזכירה אישית לשיחות המגיעות למעסיק גם בשלוחתו במשרד וגם בטלפון הנייד, כאשר אין ביכולתו להתפנות או כאשר השיחות נמצאות בעדיפות נמוכה יותר. מזכירה אישית מתעדת ושולחת את ההודעות למערכת הודעות באתר בעל העסק ובד בבד הוא מקבלן גם כהודעת SMS בטלפון הנייד.

בתחום הגבייה והתשלומים, מנהלת מזכירה אישית מעקב בעלי חוב ומתזכרת את הלקוחות לגבי תשלומים עבור מוצרים ושירותים שקיבלו מן העסק.

שירותי מזכירה אישית החיצונית למשרד יכולים להיות לעזר רב כאשר בעל העסק רוצה להימנע ממצבים לא נעימים כאשר הוא מפקיד בידי המזכירה הקבועה משימות כמו בירורים לגבי מצב רפואי של העובדים או רקע פלילי שלהם, חשד להתנהגות לא הולמת , איתור חופשות וגם בדיקת רמת השירות הניתנת במשרד באמצעות שיטת הלקוח הסמוי.