מזכירה וירטואלית

מזכירה וירטואלית הינה עובד או עובדת לכל דבר ועניין אשר מעניקים את שירותי המזכירות הרגילים, אך בהבדל ממזכירה היושבת פיזית במשרד, כאן המזכירה נותנת את כל שירותי המזכירות הנדרשים מרחוק. באופן זה העבודה יכולה להיעשות מהבית וגם מחוצה לו מכל מקום אשר ניתן לשבת בו בניחותא ולעבוד.

סגנון העבודה של מזכירה וירטואלית עשוי להיות נוח ויעיל הן למעסיק והן למזכירה; מאחר שמדובר בשירותים היכולים להיעשות מן הבית ובשעות גמישות, העבודה יכולה להתאים לאמהות, סטודנטיות וגם לאנשים עובדים המעוניינים בעבודה נוספת או בהשלמת הכנסה.

שירותי מזכירה וירטואלית כוללים את כל שירותי המזכירות המוכרים ובהם ארגון יומן ותיאום פגישות, מענה לשיחות ומשיכת הודעות, טיפול בספקים ולקוחות, תיוק טפסים וארגון מסמכים, הפקת חשבוניות ואחריות לסדר בהכנסות וההוצאות החברה, הדפסת מסמכים וטיפול בפריטי דואר נכנס ויוצא בדואר האלקטרוני.

על מנת שהעבודה תתבצע במהירות וביעילות, חשוב מזכירה וירטואלית תהיה מצויידת בכל החומר הנדרש ומעל לכל – במחשב הכולל את כל התוכנות אשר נעשה בהן שימוש יומיומי. בנוסף, חשוב שלאותה מזכירה וירטואלית תהיה אפשרות להתעדכן בזמן אמת בכל הנעשה במשרד ובמיוחד לגבי בקשות המעסיק והלקוחות.
לשם כך מוטב כי המחשב עימו היא עובדת יכיל תוכנות אשר נעשה בהן שימוש רב ויומיומי כמו CRM ו – OFFICE.

תוכנת ה – CRM מאפשרת ניתוח ומעקב אחרי תהליכים והיסטוריית פעולות אשר נעשו מול הלקוח או בתוך הארגון ובאמצעות תוכנות ה - OFFICE יכולה מזכירה וירטואלית להקליד מסמכים, להכין מצגות ולארגן חומר בטבלאות.

עניין חשוב נוסף הוא חיבור מתמיד לרשת האינטרנט המאפשר קשר שוטף של מזכירה וירטואלית עם צוות המשרד, לקוחות וספקים וכן יכולת שליחה וקבלה של הודעות.

עוד המלצה לגבי המחשב של מזכירה וירטואלית היא שימוש במחשב נייד בעל משקל קל ויכולת נשיאה גבוהה; כאמור, עבודתה של מזכירה וירטואלית אינה נעשית באופן מתמיד בתוך המשרד וייתכנו מצבים רבים, במיוחד בקרב עובדים אשר סדר יומם אינטנסיבי ולחוץ, במהלכם הם נאלצים לשאת עימם את המחשב ממקום למקום. מחשב נישא מאפשר עבודה מכל מקום בלי להזיק נתונים שנשמרו קודם ועשוי להגביר יעילות עבודתה של מזכירה וירטואלית בגלל היכולת להדפיס, לטפל בדואר נכנס ולבצע פעולות נוספות מכל מקום ובכל זמן.